Công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức (gọi chung là hồ sơ cán bộ) là một trong những nội dung quan trọng của công tác cán bộ. Hồ sơ cán bộ là tài liệu quan trọng có tính pháp lý phản ánh trung thực về nguồn gốc, quá trình trưởng thành, phẩm chất, năng lực, phong cách, các hoạt động và mối quan hệ gia đình - xã hội của người cán bộ, công chức.

Do đó, hồ sơ cán bộ, công chức là cơ sở giúp cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức nghiên cứu, nắm được một cách đầy đủ nhất về bản thân người cán bộ, công chức, cung cấp những thông tin tin cậy để phục vụ cho công tác sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng, đánh giá, quy hoạch, bổ nhiệm, điều động, thực hiện các chế độ, chính sách, khen thưởng, kỷ luật... Vì vậy, thực hiện tốt công tác xây dựng, quản lý hồ sơ cán bộ là tiền đề quan trọng, phục vụ đắc lực cho yêu cầu quản lý cán bộ, công chức trong tiến trình cải cách hành chính nhà nước.

 Xác định được tầm quan trọng của công tác quản lý, khai thác hồ sơ cán bộ, lãnh đạo UBND huyện Văn Bàn thời gian qua đã quan tâm chỉ đạo nhằm thực hiện tốt công tác quản lý hồ sơ cán bộ đặc biệt công tác quản lý hồ sơ cán bộ cấp xã. Hiện nay theo quy định tại điểm h, khoản 4, Điều 32 của Nghị định số 33/2023/NĐ-CP ngày 10/6/2023 quy định cụ thể việc quản lý hồ sơ cán bộ xã do UBND cấp xã lập và quản lý theo quy định, do đó theo chỉ đạo của UBND tỉnh và Sở Nội vụ tỉnh Lào Cai đến nay UBND huyện Văn Bàn đã chủ động xây dựng kế hoạch và tiến hành bàn giao hồ sơ CBCC cấp xã cho 22 xã, thị trấn quản lý. Ngay trong đầu tháng 3 năm 2025, UBND huyện đã chỉ đạo Phòng Nội vụ - cơ quan thường trực giúp UBND huyện quản lý hồ sơ CBCC xã có nhiệm vụ phối hợp với các xã, thị trấn rà soát và bàn giao hồ sơ cán bộ công chức xã.

Toàn cảnh Phòng Nội vụ và đại diện các xã, thị trấn rà soát hồ sơ CBCC xã trước khi giao nhận

Đúng theo kế hoạch đề ra trong thời gian 03 (từ ngày 12/3/2025 đến hết ngày 14/3/2025) Phòng Nội vụ Huyện đã phối hợp với Chủ tịch UBND cấp xã và 01 Công chức cấp xã đã tiến hành sắp xếp, lên danh mục, lập biên bản giao nhận hồ sơ cho 22/22 xã thị trấn theo đúng quy định. Đến nay đã thực hiện bàn giao 428/447 hồ sơ cho 22/22 xã, thị trấn và đề nghị các xã, thị trấn thực hiện lưu trữ và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức cấp xã theo quy định tại điểm h, khoản 4, Điều 32, Nghị định số 33/2023/NĐ-CP. Chỉ đạo UBND các xã, thị trấn tiếp tục thực hiện việc lập bổ sung các hồ sơ còn thiếu (19 bộ) và quản lý lưu trữ hồ sơ cán bộ, công chức xã theo đúng quy định.

Hình ảnh CBCC xã rà soát và thống kê hồ sơ

Hình ảnh CBCC xã lên danh mục, biên bản giao nhận hồ sơ

Trong quá trình bàn giao hồ sơ UBND huyện thấy còn một số hạn chế cụ thể như: Một số cán bộ xã (là công chức mới tuyển và cán bộ do bầu cử) chưa làm hồ sơ; Một số cán bộ, công chức công tác lâu năm thiếu một số loại văn bằng chứng chỉ, quyết định về điều động, nâng lương, nhận xét đánh giá của một số năm, … Công tác cán bộ thường xuyên có biến động như tuyển dụng mới, chuyển công tác, luân chuyển, điều động, nghỉ hưu, thôi việc...nhưng chưa được cập nhật kịp thời nên chất lượng hồ sơ cán bộ cấp xã chưa cao.  

Xuất phát từ thực trạng và yêu cầu của công tác cập nhật, bảo quản và khai thác hồ sơ cán bộ, công chức của huyện, trong thời gian tới đề nghị UBND các xã, thị trấn cần tăng cường sự lãnh đạo của cấp ủy, nâng cao nhận thức trong công tác xây dựng, quản lý, khai thác hồ sơ cán bộ; Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất để lưu giữ, bảo quản hồ sơ theo hướng hiện đại, khoa học hơn nữa (có thể bảo quản dưới dạng hồ sơ điện tử, …). Tiếp tục nâng cao trình độ nghiệp vụ, tinh thần trách nhiệm của những người trực tiếp làm công tác hồ sơ cán bộ, công chức. Coi việc quản lý hồ sơ cán bộ là việc làm thường xuyên và việc áp dụng những biện pháp nâng cao công tác quản lý hồ sơ cán bộ sẽ giúp công tác lập hồ sơ thống nhất, khoa học và chính xác thông tin của từng công chức từ khi được tuyển dụng giúp cho việc khai thác hồ sơ cán bộ dễ dàng, thuận tiện và chính xác hơn, phục vụ tốt cho công tác tổ chức cán bộ trong thời gian tới.

Như vậy, hồ sơ cán bộ, công chức là tài liệu không thể thiếu trong quản lý cán bộ công chức tại mỗi cơ quan đơn vị. Do đó cần có nhận thức đầy đủ đối với công tác quản lý hồ sơ. Quản lý tốt hồ sơ sẽ đảm bảo tính ổn định lâu dài của tài liệu và phục vụ tốt cho công tác quản lý cán bộ theo yêu cầu của cải cách hành chính nhà nước hiện nay.